In het kader van de inwerkingtreding van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) per 25 mei 2018 heeft het bestuur van de Nederlandse Kring voor Joodse Genealogie in zijn vergadering van 28 mei 2018 de volgende privacy verklaring vastgesteld.
1. Aard van de organisatie (statutaire grondslag).
De Nederlandse Kring voor Joodse Genealogie (verder NKvJG) stelt zich ten doel:
• Bevordering van genealogisch onderzoek van joodse families, door
• Onderlinge uitwisseling van genealogische gegevens van joodse families en inventarisatie daarvan
• Ontwikkeling van kennis van – ook digitale – bronnen voor genealogisch onderzoek van joodse voorouders
• Organisatie van periodieke bijeenkomsten en lezingen
• Doen verschijnen van een verenigingsperiodiek en andere uitgaven
• Beheer van de website https://www.nljewgen.org/
• En voorts al hetgeen met een en ander rechtstreeks of zijdelings verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn, alles in de ruimste zin des woords.
2. Persoonsgevens die (kunnen) worden verwerkt.
De NKvJG kan persoonsgegevens over u verwerken doordat u zich heeft aangemeld als lid of donateur van de Kring dan wel dat u zich heeft ingeschreven voor het ontvangen van het ledenblad Misjpoge, de digitale NKvJG Nieuwsbrief of de besloten NKvJG-Facebook-groep.
De NKvJG verwerkt in dat kader de volgende persoonsgegevens:
– voor en achternamen;
– adres en woonplaats gegevens;
– e-mail adressen
– bankrekeningnummers
3. Waarom de NKvJG persoonsgegevens nodig heeft.
De NKvJG gebruikt de persoonsgegevens om leden, donateurs, abonnees per post en/of per e-mail te kunnen bereiken. En de contributies te kunnen innen.
De gegevens worden exclusief voor deze activiteiten gebruikt
4. Hoe worden de persoonsgegevens geregistreerd ?
De persoonsgegevens worden op drie manieren geregistreerd:
a. in een excel bestand met alleen de aanhef, naam, adres en woonplaats gegevens. Dit bestand wordt met name gebruikt voor het benaderen van de leden, donateurs en abonnees per post.
b. in een excel bestand met daarin dezelfde gegevens als bedoeld onder a. + de e-mailadressen ten behoeve van de digitale Nieuwsbrief.
c. in een excel bestand met daarin dezelfde gegevens als bedoeld onder a. + de bankrekening ten behoeve van de automatische incasso van contributies, donaties of abonnementsgelden.
Van personen die de website bezoeken worden de persoonsgegevens niet verzameld. De bezoeken worden alleen in kwantitatieve zin geregistreerd en worden met name gebruikt om de werking van de website te verbeteren.
5. Hoe lang worden de persoonsgegevens bewaard?
De persoonsgegevens worden niet langer dan noodzakelijk bewaard.
De persoonsgegevens van de leden, donateurs en abonnees worden bewaard zo lang lidmaatschap, donateurschap of abonnement voortduurt.
Leden, donateurs en abonnees hebben het volste recht de verbinding met de NKvJG zonder opgaaf van redenen te beëindigen. Hun persoonsgegevens worden dan per direct uit de registratie verwijderd.
Van leden, donateurs en abonnees van wie twee jaar achtereen geen financiële bijdrage is verkregen worden de persoonsgegevens uit de registratie verwijderd.
Voor het bewaren van de e-mail adressen t.b.v. het toezenden van de Nieuwsbrief stopt het bewaren van de persoonsgegevens nadat de betreffende persoon het abonnement op de Nieuwsbrief heeft opgezegd.
Eenmaal verwijderde persoonsgegevens worden niet bewaard.
6. Delen met anderen.
De geregistreerde persoonsgegevens (waaronder ook de e-mail adressen) worden niet aan derden ter beschikking gesteld dan wel niet gebruikt voor andere doeleinden dan waarvoor ze zijn aangemeld. In geval van een verzoek van een lid tot verstrekking van naam, adres, e-mail adres en/of telefoonnummer van een ander lid stuurt het bestuur dit verzoek door aan de persoon van wie de gegevens zijn opgevraagd.
Met verzorger / verzender van het ledenblad is een privacy-overeenkomst afgesloten.
7. Overige facetten van het privacyrecht.
Alle overige facetten van het recht op privacy als opgenomen in de AVG zullen op basis van toepasbaarheid worden gerespecteerd. Het gaat hier met name om:
* recht op vergetelheid,
* recht op dataportabiliteit,
* recht op inzage,
* recht op rectificatie,
* recht op beperking van de verwerking
* recht bij geautomatiseerde besluitvorming en profilering
* recht op bezwaar.
8. Publicatie van de privacyverklaring.
Deze privacyverklaring zal op de website https://www.nljewgen.org worden gepubliceerd.
Vastgesteld door het bestuur in zijn vergadering op 28 mei 2018 te Haarlem
Jeroen Sprenger, voorzitter
John Löwenhardt, secretaris
Henriëtte van Dijk, penningmeester
Jaap Roos, bestuurslid
